Besoin d’accorder temporairement une autorisation d’approbation à quelqu’un ? Vous pouvez le faire facilement dans SAP Business One pour une période déterminée, ce qui vous évite de devoir vous rappeler de rétablir leurs autorisations plus tard. De plus, les utilisateurs ne conserveront pas d’autorisations après qu’elles auraient dû être révoquées, ce qui vous aidera à maintenir l’ordre dans tout le système
Chaque organisation voit des membres de son personnel devenir indisponibles pour diverses raisons, parfois pour une courte période et parfois de manière prolongée. Il ne s’agit pas seulement de gérer les congés et les arrêts maladie ; cela peut également concerner des situations où des personnes sont temporairement affectées à un autre poste ou pour des activités saisonnières qui pourraient nécessiter différents niveaux d’autonomie pour les employés.
Comme vous ne pouvez pas vous permettre de ralentir ou d’interrompre les opérations de votre entreprise, vous devez vous assurer que vous disposez toujours de personnes disponibles avec les bonnes autorisations système pour maintenir les processus et les flux de travail en mouvement. Cependant, vous devez également veiller à ce que les utilisateurs n’aient pas d’autorisations inutiles susceptibles d’entraîner l’autorisation d’actions sans la supervision requise.
C’est pourquoi SAP Business One propose la fonctionnalité permettant de conférer à un utilisateur l’autorité d’approbateur pour une période prédéfinie. En faisant cela, vous pouvez vous assurer de respecter les meilleures pratiques commerciales et les réglementations de suivi et de traçabilité de l’industrie.
Comment changer un autorisateur dans un processus d’approbation pour une période prédéfinie :
Depuis le menu principal de SAP Business One, sélectionnez Administration > Processus d’approbation > Remplacer le signataire pour les modèles d’approbation
Dans la fenêtre « Remplacement de l’autorisateur pour les modèles d’approbation » de SAP Business One :
Dans le champ « Code de l’autorisateur », spécifiez le code de l’utilisateur que vous souhaitez désigner comme remplaçant.
Dans le champ « Code du remplaçant de l’autorisateur », spécifiez l’utilisateur que vous souhaitez définir comme remplaçant de l’autorisateur.
Dans les champs « Date de début » et « Date de fin », entrez la plage de dates pendant laquelle vous souhaitez que le remplaçant agisse en tant qu’autorisateur du processus d’approbation.
Dans la liste déroulante du champ « Nom du modèle », sélectionnez « Tous » pour choisir tous les modèles ou sélectionnez « Choisir » pour ouvrir la fenêtre « Liste des modèles de confirmation », dans laquelle vous pouvez spécifier les modèles pertinents.
Cliquez sur le bouton « Mettre à jour ».
Dans l’exemple ci-dessous, nous attribuons les approbations à l’utilisateur nomade pendant l’indisponibilité de manager, du 08/09/2023 octobre 2023 au 30/09/2023, date à laquelle l’autorisation sera rétablie :
Après la création d’une entrée de remplaçant de l’autorisateur, la case « Actif » est sélectionnée par défaut. Vous pouvez désélectionner la case à tout moment pour désactiver l’entrée.
Ceci est un autre exemple de la manière dont SAP Business One est conçu pour garantir que votre entreprise reste conforme, sécurisée et traçable… et facilite simplement votre vie !
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